Programme de dénonciation
Chez Wealthsimple, notre mission est d’aider chaque personne à atteindre la liberté financière, sans exception et sans égard à ses possessions. Si la poursuite de nos objectifs commerciaux est au cœur de nos activités, l’intégrité, l’éthique et la responsabilité façonnent nos pratiques. Nous sommes conscients que nos décisions commerciales affectent directement notre clientèle, nos parties prenantes et les collectivités où nous exerçons nos activités, et nous nous engageons à faire les choses de la bonne manière.
Dans le but de respecter nos engagements, nous avons mis en place un processus anonyme et confidentiel par lequel chaque membre du personnel et toute personne agissant de bonne foi peut faire part d’une préoccupation ou d’une plainte au sujet de nos activités commerciales ou nos comportements susceptibles de contredire nos valeurs ou de mettre en péril notre intégrité et notre réputation.
Comment signaler un problème?
Vous pouvez signaler à tout moment un comportement inapproprié sur notre portail en ligne. Un tiers indépendant traite les signalements jour et nuit.
Si vous le désirez, vous pouvez faire un signalement de manière anonyme. Wealthsimple prendra toutes les mesures nécessaires pour protéger votre identité. Nous croyons en la nécessité de créer des canaux accessibles, confidentiels et fiables pour signaler des actes répréhensibles et de protéger les dénonciateurs agissant de bonne foi contre toute forme de représailles.
Pour en savoir plus, veuillez lire notre politique de dénonciation ci-dessous.
Politique de dénonciation
Dernière mise à jour : Juillet 2024
1. Objectif et portée
Chez Wealthsimple, nous nous engageons à mener nos activités avec honnêteté et intégrité et à respecter chacune de nos valeurs fondamentales, ainsi que les lois, règles et règlements en vigueur. Notre personnel, notre équipe de direction et notre conseil d’administration sont tous tenus de respecter ce principe.
Malgré tout, des transgressions peuvent toujours se produire, qu’elles soient intentionnelles ou non. Le cas échéant, Wealthsimple a la responsabilité de mener une enquête et, le cas échéant, de signaler toute violation aux organismes de réglementation ou d’application de la loi. C’est pourquoi nous vous encourageons à vous exprimer. Personne ne doit craindre de faire part de ses préoccupations en toute sincérité et de bonne foi sur la base de ses convictions raisonnables, même si elles se révèlent erronées.
La présente politique de dénonciation (la Politique) vise à protéger l’intégrité de Wealthsimple et à respecter nos exigences légales et éthiques. Nous croyons en la nécessité de créer des canaux accessibles, confidentiels et fiables pour signaler les actes répréhensibles et pour assurer la protection des dénonciateurs et dénonciatrices contre toute forme de représailles. Ces canaux permettent aussi de protéger Wealthsimple, car nous pourrons efficacement repérer les actes répréhensibles qui seraient autrement passés inaperçus et agir en conséquence.
Cette politique comprend les procédures requises pour :
signaler les transgressions réelles et présumées aux lois et aux normes et pratiques d’audit et comptables, ainsi que d’autres formes de mauvaise conduite (voir Quelle conduite mérite d’être signalée?);
recevoir et conserver les plaintes adressées à Wealthsimple sur des questions de comptabilité et d’audit et y répondre;
signaler de façon confidentielle et anonyme des pratiques de comptabilité ou d’audit douteuses établies par le Comité d’audit et de gestion des risques (le Comité d’audit), un comité relevant du conseil d’administration de Wealthsimple.
Le Comité d’audit veille à ce que l’équipe de direction respecte le code de déontologie de Wealthsimple et applique la présente politique.
2. Quelle conduite mérite d’être signalée?
Toute personne peut faire un signalement sur n’importe quel sujet qui la préoccupe, y compris :
a. sur des pratiques douteuses en matière de comptabilité, de contrôles comptables internes et d’audit, comme :
le contournement, ou la tentative de contournement, des contrôles comptables internes ou des politiques de conservation des documents;
l’interprétation erronée des normes ou lignes directrices en vigueur;
la falsification d’états financiers, de registres ou d’autres informations financières;
tout autre comportement qui viole les politiques comptables de Wealthsimple;
b. sur toute pratique qui menace la santé ou la sécurité des autres membres de l’équipe de Wealthsimple ou du public en général;
c. sur toute situation où une personne serait réputée avoir incité des membres du personnel ou du conseil d’administration ou un partenaire commercial à commettre un acte répréhensible;
d. sur toute autre transgression réelle, potentielle ou suspectée à la loi.
3. Comment signaler un problème?
3.1 Dispositions générales
Toute personne agissant sincèrement et de bonne foi peut faire un signalement au Comité d’audit en s’adressant à la personne responsable de la confidentialité ou à la personne déléguée. La « personne responsable de la confidentialité » a comme tâche de répondre aux signalements en vertu de la politique de dénonciation. La « personne déléguée » est une personne autorisée par la personne responsable de la confidentialité à agir en son nom et à s’acquitter de toutes ses obligations. La personne responsable de la confidentialité et la personne déléguée, le cas échéant, sont toujours indépendantes de la fonction d’information financière de Wealthsimple et, à moins que le Comité d’audit ne désigne une autre personne, la personne responsable de la confidentialité est également le directeur ou la directrice, Services juridiques de Wealthsimple.
Avant de signaler une mauvaise conduite, la personne pourrait envisager d’aborder la question avec son superviseur immédiat ou sa superviseure immédiate ou avec toute autre personne qui pourrait être en mesure de l’aider. Si cette discussion ne peut avoir lieu ou ne résout pas le problème, ou lorsque la question est urgente, le signalement doit être soumis directement à la personne responsable de la confidentialité ou à la personne déléguée, le cas échéant. De plus, il faut souligner qu’aucune convention, politique ou procédure de Wealthsimple n’exige de consentement ou d’avis interne avant qu’une personne puisse faire un signalement aux autorités de réglementation compétentes (p. ex. : la Commission des valeurs mobilières de l’Ontario), à un organisme d’autoréglementation (OAR) reconnu ou à un organisme d’application de la loi. De plus, aucune convention d’emploi et de confidentialité de Wealthsimple n’interdit au personnel de faire une divulgation, de participer à une enquête ou à une procédure entamée par les entités susmentionnées ou d’exprimer son intention de le faire. La divulgation aux autorités de réglementation, aux OAR ou aux organismes d’application de la loi est volontaire et ne se limite pas aux questions pour lesquelles la divulgation est requise par la loi.
Les membres du personnel de Wealthsimple qui exercent une profession réglementée (comme la comptabilité, le droit et la gestion de placements) peuvent également demander conseil à leur organisme professionnel, pourvu qu’ils respectent leurs obligations de confidentialité envers Wealthsimple, et consulter la personne responsable de la confidentialité ou déléguée, le cas échéant, en cas de conflit entre les conseils de son organisme professionnel et les politiques de Wealthsimple.
3.2 Signalements anonymes
Si vous le désirez, vous pouvez faire un signalement de manière anonyme. Wealthsimple prendra toutes les mesures nécessaires pour protéger l’identité de la personne qui soumet un rapport de manière anonyme.
Toutefois, dans certains cas, la source ou la nature du signalement ou les mesures nécessaires pour mener une enquête (consulter le point 5. Traitement et enquête – Enquête en réponse à un signalement) peuvent rendre difficile, voire impossible, le maintien de l’anonymat.
3.3 Soumission d’un signalement
La personne qui fait un signalement doit fournir autant de détails que possible, y compris les dates, les personnes impliquées ou les témoins et tout document ou élément de preuve à l’appui.
Vous pouvez signaler à tout moment un comportement inapproprié sur notre portail en ligne. Un tiers indépendant traite les signalements jour et nuit.
4. Réception des signalements par d’autres personnes
Si une personne vous transmet un signalement en vertu de la présente politique, sous quelque forme que ce soit, vous devez immédiatement le transmettre au Comité d’audit par l’intermédiaire de la personne responsable de la confidentialité ou déléguée, le cas échéant. Les signalements par courriel et par boîte vocale sont aussi assujettis à cette politique.
Si une personne vous transmet un signalement officiel de vive voix, vous devez rédiger un résumé et le transmettre au Comité d’audit par l’intermédiaire de la personne responsable de la confidentialité ou déléguée, le cas échéant. Important : Si le signalement est présenté de manière anonyme, vous devez l’indiquer dans votre résumé.
La personne responsable de la confidentialité ou déléguée, le cas échéant, doit examiner rapidement tous les signalements et en informer immédiatement le Comité d’audit (et, à sa discrétion, le chef de la direction ou le directeur ou la directrice, Finances) ou lors de la prochaine réunion ordinaire du Comité d’audit.
5. Traitement et enquête
5.1 Confidentialité
Qu’ils soient faits de manière anonyme ou non, tous les signalements sont traités de manière confidentielle et ne sont accessibles qu’aux personnes qui ont besoin d’en prendre connaissance (à la discrétion de la personne responsable de la confidentialité ou déléguée, le cas échéant). Il peut s’agir de personnes qui doivent ouvrir une enquête ou prendre des mesures correctives ou disciplinaires sur la base des renseignements contenus dans le signalement.
À moins que le signalement n’ait été fait sous le couvert de l’anonymat, la personne responsable de la confidentialité ou déléguée, le cas échéant, informera la personne concernée de sa réception et de la fin de l’enquête (s’il y a lieu).
La personne qui a fait le signalement ne sera pas informée des conclusions de l’enquête (le cas échéant), à moins que le Comité d’audit n’en décide autrement.
5.2 Enquête en réponse à un signalement
La personne responsable de la confidentialité ou déléguée, le cas échéant, est responsable de l’examen et de l’évaluation des signalements et de la conduite des enquêtes, à moins que le Comité d’audit n’en décide autrement. Pour déterminer si un signalement doit faire l’objet d’une enquête et l’ampleur de celle-ci, la personne responsable de la confidentialité ou déléguée, le cas échéant, tiendra compte, entre autres, des facteurs suivants :
(a) Qui a présumément commis l’acte répréhensible? Si un membre de la direction est présumé avoir été impliqué dans un acte répréhensible, ce facteur à lui seul peut justifier une enquête;
(b) Quelle est la nature des allégations? En fonction de la nature des allégations, l’équipe centrale d’enquête doit comprendre une personne représentant des membres de la direction des Opérations, des Finances ou d’autres services au besoin, selon le domaine de supervision et d’expertise (par exemple, la santé et la sécurité);
(c) Quelle est la gravité des actes signalés? Plus les allégations sont graves, plus il convient d’ouvrir une enquête. Par exemple, si ces allégations risquent de nuire à l’intégrité des états financiers de Wealthsimple, ce facteur à lui seul justifie une enquête;
(d) Dans quelle mesure les allégations sont-elles crédibles? Plus les allégations semblent crédibles, plus il peut être approprié d’ouvrir une enquête. Pour évaluer la crédibilité d’une allégation, tous les faits entourant le signalement doivent être pris en compte.
Le personnel, l’équipe de la direction, le conseil d’administration et les partenaires commerciaux ont tous l’obligation de coopérer à toute enquête de la personne responsable de la confidentialité ou déléguée, le cas échéant. À tout moment durant l’enquête, la personne responsable de la confidentialité ou déléguée, le cas échéant, peut informer le chef de la direction, les directeurs ou directrices, Opérations et Finances ou toute autre partie qu’elle juge nécessaire (par exemple, les auditeurs externes de Wealthsimple) du signalement ou de l’avancement de l’enquête. Toutefois, lors de la transmission de ces informations aux parties concernées, la personne responsable de la confidentialité ou déléguée, le cas échéant, veillera à ce que le signalement reste confidentiel et anonyme. Le Comité d’audit peut faire appel à des conseillers indépendants aux frais de Wealthsimple pour aider la personne responsable de la confidentialité ou déléguée, le cas échéant, à mener des enquêtes ou à recommander des mesures appropriées.
Au cours d’une enquête, le Comité d’audit peut déterminer qu’il est dans l’intérêt de la personne faisant l’objet de l’enquête, d’une autre personne concernée ou de tout autre membre du personnel de Wealthsimple (ou de toute combinaison des personnes mentionnées précédemment) d’être mis en congé administratif ou en congé d’investigation (ou d’adopter toute autre disposition similaire). À noter qu’un congé de cette nature ne doit pas être interprété comme une accusation ou un verdict de culpabilité ou d’innocence, y compris à l’endroit de la personne en congé.
Les personnes en congé seront informées de la fin de l’enquête. Les personnes faisant l’objet d’une enquête auront l’occasion de se prononcer avant qu’une mesure disciplinaire ne soit prise à leur encontre. Si un signalement fait état d’une activité illégale ou d’une violation de la réglementation, la personne responsable de la confidentialité ou déléguée, le cas échéant (en consultation avec le Comité d’audit et en son nom), peut faire un signalement à un organisme de réglementation ou d’application de la loi, selon le cas.
5.3 Mesures correctives
Si la personne responsable de la confidentialité ou déléguée, le cas échéant, détermine que le signalement a été fait avec sincérité et de bonne foi et qu’il concerne une conduite à signaler qui s’est produite ou allait se produire, elle remet immédiatement un compte-rendu au Comité d’audit, si nécessaire, ou lors de la prochaine réunion ordinaire du Comité d’audit, conformément à la section « Dossiers relatifs aux signalements ». Le compte-rendu mentionnera les mesures correctives prises ou proposées (le cas échéant).
Le Comité d’audit fera à son tour un compte-rendu au conseil d’administration. Si un signalement concerne une plainte formulée contre le Comité d’audit, le conseil d’administration retiendra les services de conseillers indépendants pour obtenir un avis sur les mesures correctives appropriées, le cas échéant.
6. Protection des dénonciateurs et dénonciatrices
La personne responsable de la confidentialité ou déléguée, le cas échéant, le Comité d’audit et toutes les personnes concernées ou tenues de participer à une enquête doivent prendre toutes les mesures raisonnables pour ne pas révéler l’identité d’une personne qui a fait un signalement de manière anonyme, à moins que la loi ne l’exige.
En outre, nous n’autoriserons pas le congédiement, la rétrogradation, la suspension, les menaces, le harcèlement, l’intimidation, l’embarras ou toute autre forme de discrimination par une personne ou un groupe, directement ou indirectement, à l’encontre de tout membre du personnel, de la direction ou du conseil d’administration ou de tout partenaire commercial qui, sincèrement et en toute bonne foi :
(a) a signalé une conduite inappropriée;
(b) a légalement fourni des renseignements ou son aide dans le cadre d’une enquête concernant une conduite qui, selon son avis raisonnable, constitue une violation des lois en vigueur;
(c) a déposé ou a fait déposer un signalement, a témoigné, a participé ou a offert son aide à une enquête en réponse à une violation des lois en vigueur;
(d) a fourni à un organisme de réglementation ou d’application de la loi des renseignements véridiques concernant la perpétration réelle ou potentielle d’une infraction, à moins d’être lui-même impliqué dans l’infraction;
(e) a offert sa collaboration à la personne responsable de la confidentialité ou déléguée, le cas échéant, au Comité d’audit, à la direction ou à tout autre personne ou groupe dans le cadre de l’enquête.
Toute personne qui exerce des représailles à l’encontre d’une personne agissant selon les mesures décrites ci-dessus s’expose à des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au congédiement.
Toutefois, il convient de souligner que les membres du personnel, de la direction et du conseil d’administration et les partenaires commerciaux sont protégés contre les accusations frivoles ou malveillantes, telles que les allégations faites de mauvaise foi ou pour assouvir une rancune personnelle.
7. Dossiers relatifs aux signalements
La personne responsable de la confidentialité ou déléguée, le cas échéant, tient un registre de tous les signalements et indique de quelle manière et à quel moment chacun d’entre eux a été reçu, la nature et les conclusions de toute enquête nécessaire et la résolution. Elle remet également au Comité d’audit un résumé trimestriel des signalements reçus, faisant l’objet d’une enquête et résolus au cours du trimestre précédent. Le Comité d’audit fait à son tour un compte-rendu au conseil d’administration s’il le juge nécessaire après réception et examen du résumé des signalements reçus ou à tout autre moment qu’il juge opportun.
Les dossiers relatifs à un signalement appartiennent à Wealthsimple et sont conservés conformément à ses politiques de conservation des documents.
8. Questions
Toute question concernant la présente politique de dénonciation doit être envoyée au directeur ou à la directrice, Services juridiques ou au président ou à la présidente du Comité d’audit.